完美郵箱是完美世界控股集團推出的首款商務協同辦公應用產品,定位中國個人免費商務郵箱,嘗到“讓商務溝通,更正式更完美”。從這些官方介紹中,不難看出完美郵箱是基于在郵箱的基礎之上,強化了郵箱協同辦公的商務屬性。

　　這也是完美郵箱與傳統(tǒng)郵箱的差異,不僅擁有完整的郵箱功能,還完善、擴展了諸多商務辦公功能,滿足大多數的團隊辦公需求,是個人/團隊提升效率的新型免費辦公郵箱。

　　從我們的角度出發(fā),我們十分好奇完美郵箱能給我們帶來怎樣的效率提升——在日常工作中,普通的郵箱遠談不上效率提升,說到“辦公工具”,多數人會聯想到一些辦公軟件或平臺。顯然,在“郵箱+協同辦公”這一差異化賣點的加持下,完美郵箱要是能夠在一定程度上勝任協同辦公的工作,甚至取代辦公軟件,那么我們的工作交流自然能夠減少步驟、提高效率,讓事情變得更加簡單。

　　更像辦公軟件的商務郵箱

　　乍一看,完美郵箱和其他主流郵箱沒有太大差別,只是界面更加清新簡潔,我們搜索到郵箱的官網www.88.com,然后花費小小時間,就能注冊并使用郵箱。

　　熟悉使用一段時間后,可以感受到完美郵箱與傳統(tǒng)郵箱的主要差異在于,它融入了一些更適合辦公場景使用的功能。在協同辦公方面,完美郵箱支持的功能包括團隊工作臺、功能郵件一鍵導入、團隊通訊錄、認證簽名、轉發(fā)郵件可設置任務下發(fā)等,綜合來看,完全符合他們主打的“輕OA辦公”體驗,把一些原來只有辦公軟件上才有的功能搬到了郵箱之中。

　　除此之外,針對線上商務溝通場景,完美郵箱集成了一些新功能,例如在線文檔、視頻會議等。同時,為了讓頁面布局更合理、滿足不同使用者的需求,完美郵箱可選三欄式展示頁面,把一些插件的入口獨立開來,讓調用變得更加方便;同時,在信件編輯界面,我們可以選用各式各樣的商務模板,以滿足不同場景下寫信的需求。舉個簡單的例子,同事之間的溝通郵件、與上司的溝通郵件、周報/月報郵件都有不同的格式,而完美郵箱內置的相關模板可以靈活編輯與使用,讓我們辦公的效率大幅提升。

　　相信大家對“周報”這一工作任務應該不會感到陌生。作為總結階段工作成果的重要工具,周報的價值非常高,然而每周都要按時編輯與發(fā)布,難免有些編輯行為存在重復操作的現象,效率低下。既然是面向商務人群的郵箱,利用完美郵箱發(fā)周報會不會簡單許多?我們實際嘗試了一下:

　　從首頁可以見到,完美郵箱的“寫信”按鈕子菜單中就自帶了“周報”選項,我們點擊“周報”功能進入到周報編寫界面。

　　從“周報”功能進入的編寫界面,已經具備了我們所需要的大多數信息,例如周報日期(自動計算周期)、內容分類等等,填好收件人(可從通訊錄中快速導入)和周報內容后,便可發(fā)送。一方面避免了某些重復性操作,如收件人等;另一方面,通過自動計算周期、基礎模板等功能,極大提高了周報編輯與發(fā)布的效率。

　　要是放在以前,小雷寫周報還得自己算好日期、寫小標題、對著上周的內容回憶自己的工作之類的,而且是每一周寫周報,這些動作都得重復一遍 。但現在這些“準備工作”已經被郵箱提前準備好,我們只需把注意力放在內容修改即可,確實省心不少。

　　不僅如此,完美郵箱處理周報的便捷性還在于,我們可以在編輯頁面功能欄的右側直接導入上一篇周報,方便我們進行數據比對、回顧工作等操作。反正小雷現在使用的郵箱可沒有如此智能的功能,想要復盤此前的周報只能利用郵件轉發(fā),不得不說完美郵箱確實做到了更加細致和專業(yè)。

　　在體驗了完美郵箱一段時間后,我們發(fā)現“團隊工作臺”這一功能,才是它的核心功能點所在。在使用團隊工作臺之前首先需要創(chuàng)建團隊,主要操作是命名團隊/公司的名稱、添加說明等等。

　　比如我們這里直接把團隊命名為“雷科技”,通過簡單的設置后便可使用工作臺。團隊工作臺的功能非常豐富,周報、任務、審批、請假、文檔等一應俱全,基本就是一個小型的OA系統(tǒng)了。

　　當然,這還不是全部。郵箱的細分功能里還藏著一些更細致的功能,比如“審批”就包括了各式各樣的審批事項,招聘、轉正、離職、出差、加班等一切需要上級同意的行政申請,都可以利用完美郵箱中的審批郵件發(fā)出申請。

　　從收件人的角度來看,團隊成員發(fā)出的郵件主題、內容一目了然,我甚至不需要1秒鐘,就能了解具體內容,也方便我進行判斷和審批。其他團隊功能,如周報、任務、請假等,都有著差不多的體驗,也就是快速提交、快速審核,處理起來也更加節(jié)省時間。

　　完美郵箱的“任務下發(fā)”功能也很有意思,簡單來說就是我們可以快速生成“任務郵件”,給同事或者下屬指派特定任務。我們可以在首頁的“寫信”按鈕二級菜單中快速生成任務郵件,也可以在團隊工作臺中生成。

　　不同于常規(guī)郵件,任務郵件可以設置Deadline,也就是最后完成限期,方便我們進行任務規(guī)劃和時間管理。顯然,通過郵件來安排任務,在科學性和合理性上要比口頭指派、社交軟件聊天指派好得多,最重要的是有一份書面文件呈現,會顯得更加嚴肅和正式。而完美郵箱通過功能設置簡化了生成任務郵件的門檻,讓這一切都變得自然而然。

　　另外,我們也注意到,完美郵箱會自動將郵件進行分類和歸納,方便我們快速地進行查找。而在線文檔、共享網盤等功能的加入,則可以讓團隊間的協同工作變得更加便捷。

　　授予權限、登陸賬戶之后,在線文檔功能就算是開通了。我們既可以在線上新建文檔,也可以直接導入本地文檔,而導入的文檔可以在郵箱中打開并編輯,同屬一個團隊內的成員,也可以實時查看和同時編輯文檔。

　　基本上,完美郵箱的線上文檔 可以實現大多數辦公軟件的體驗,甚至還可能更好一些。畢竟這是基于網頁實現的功能,我們無需下載任何軟件,隨時隨地打開電腦就可以使用,而且載入速度、響應速度也都非常不錯。

　　綜合我們的這些體驗來看,完美郵箱給我們的感覺更像是一個基于網頁的“辦公軟件”,融合了郵箱功能。在“團隊工作臺”在內的辦公功能加持下,完美郵箱的確可以有效地提升我們日常工作中的溝通效率,一些瑣事、碎事,如申請、審核、周報等均可以在其中快速完成,而重要事項也可以利用線上文檔、視頻會議等功能實現溝通確認。過往辦公軟件+OA+溝通系統(tǒng)才能實現的功能,現在用常用的工作郵箱就能實現,極大地節(jié)省了我們的工作成本和所需時間。

　　以“商務”作為切入點可行嗎?

　　在體驗上,完美郵箱確實給我們留下了十分深刻的印象。對于上班族來說,如果可以在工作的環(huán)節(jié)中節(jié)省時間,那么自然是一樁好事。但小雷的其他同事聽到完美世界要做郵箱的時候,無一表現出一些“驚愕”:都2020年了,怎么還有公司推郵箱新品?

　　從數據來看,現在郵箱已經不是“主流”的社交工具,發(fā)展了近30年的郵箱產品,在中國的用戶數量約為3.2億;而短短幾年時間,IM應用的用戶基數已經來到了十億級別。從發(fā)展的趨勢來看,電子郵箱雖然是工作必需品,但確實不再是主流。完美郵箱的未來會有戲嗎?

　　由于抓準的是辦公、商務需求,完美郵箱很有機會找到突破口。如果說個人普通郵箱,重復傳統(tǒng)郵箱功能,那么前景可能是暗淡的,現在依然使用電子郵箱進行日常生活交流人實在屈指可數。然而,出于工作需要而使用電子郵箱進行商務溝通的卻大有人在,電子郵箱對他們而言要比社交軟件更加重要,畢竟這是“吃飯的工具”之一。

　　考慮到目前線上辦公在我國普及率仍不高,未來肯定還會有繼續(xù)發(fā)展的空間。而電子郵箱作為正式場合的重要溝通工具也必然會長期存在,完美郵箱的出現,可以看作是一種長線投資,超級域名的存在也更支持孵化其他類型產品。

　　完美世界本身也是大家好感度很高的品牌,在互聯網圈頗被關注和看好,已通過多樣化的產品將品牌滲透至 不同人群,這讓完美郵箱有了一定的先發(fā)優(yōu)勢。最直接的影響是,大家對完美郵箱的嘗試意愿和接納程度更高一些,畢竟在中國市場中有著“酒越香越醇”的傳統(tǒng),大家對老品牌有著天然的好感。

　　最重要的一點,還是憑產品實力說話。經過短暫的體驗,完美郵箱在差異化方面做得確實相當出色,而非“重復發(fā)明輪子”。對小雷這種經常要用到郵箱的用戶來說,簡化使用流程、降低時間消耗成本可以說是最大訴求之一,但目前在用的、以前用過的電子郵箱里沒有哪一個說可以讓我們感到“節(jié)省了時間”。

　　從上述完美郵箱的使用體驗不難看出,與傳統(tǒng)郵箱相比,其更傾向于商務效率。不僅簡化了人力資源的管理流程,降低了企業(yè)的內耗,日常的團隊管理工作也一站式搞定,更高的提升了辦公效率。

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